Leveranciers van transport management systemen (TMS) maken het hun gebruikers steeds gemakkelijker. Ze monteren bijvoorbeeld PDA’s in plaats van boordcomputers in de vrachtwagens, bieden de software aan als een dienst en leveren tools waarmee gebruikers de informatie uit het TMS kunnen analyseren. Aan ondersteuning op het gebied van duurzaamheid is vooralsnog weinig behoefte.
Het TMS van Amplus wordt ook aangeboden als dienst. Gebruikers kunnen via internet inloggen op hun TMS dat draait op servers in een datacentrum
Oorspronkelijk waren boordcomputers vooral bedoeld voor truck- en motormanagement. Kilometerstanden en rijtijden konden worden vastgelegd, evenals brandstofverbruik en nog veel meer andere technische gegevens. In steeds meer vrachtauto’s maakt die boordcomputer plaats voor een mobiele computer, of beter gezegd een PDA. Het voordeel daarvan is dat chauffeurs de PDA kunnen meenemen naar buiten. Ze kunnen scannen of de juiste pallet of rolcontainer wordt gelost en hoeveel emballage mee terug wordt genomen. Ze kunnen klanten laten tekenen voor ontvangst en ze kunnen foto’s maken, bijvoorbeeld als er sprake is van transportschade.
Reden is dat de PDA’s van tegenwoordig steeds goedkoper worden, terwijl ze tegelijkertijd steeds meer technische mogelijkheden bevatten, meer dan een boordcomputer. “Het is gemakkelijker communiceren met kantoor zonder dat gebeld hoeft te worden. Daarnaast kunnen in de vrachtauto allerlei documenten worden geprint”, vertelt Gerry Daalhuisen, global productmanager TMS bij softwareleverancier Kewill.
Ook John van der Gaag, directeur van Amplus, signaleert deze trend. “Tot voor kort kozen transporteurs vaak voor een vaste boordcomputer in combinatie met een handscanner als chauffeurs onderweg moesten scannen. Met een PDA kan een zending nu direct administratief worden afgehandeld. Op het moment dat de chauffeur wegrijdt, kan de factuur al worden verstuurd.”
Aan elkaar knopen
Een standaard PDA biedt ook nog een ander voordeel dat steeds belangrijker wordt: connectiviteit. Het wordt steeds eenvoudiger om meerdere apparaten en meerdere transport management systemen (TMS) aan elkaar te knopen. Ook transporteurs zelf zijn steeds vaker op zoek naar mogelijkheden om systemen te integreren. “Door samenwerking kunnen sommige transportbedrijven een vorm van netwerkdistributie aanbieden. Die transportbedrijven willen gemakkelijk ritgegevens kunnen uitwisselen, bijvoorbeeld via een overkoepelend platform. Dankzij de open architectuur van moderne TMS’en wordt dat steeds gemakkelijker”, stelt Daalhuisen.
Integratie is echter ook intern nog altijd een uitdaging. Er zijn steeds weer nieuwe transportbedrijven die doorgroeien naar de rol van logistiek dienstverlener. Dat betekent dat ze een WMS aanschaffen dat naadloos met hun TMS moet zijn geïntegreerd. Daarmee is het mogelijk om de warehouse- en transportactiviteiten nauwkeurig op elkaar af te stemmen. Het moment dat een vrachtwagen vertrekt, is immers ook het moment dat de vracht verzendklaar gemaakt en geladen moet zijn. “En integratie van die systemen maakt het gemakkelijker om één factuur naar de klant te sturen”, vertelt Daalhuisen.
TMS-leveranciers proberen het transportbedrijven zo gemakkelijk mogelijk te maken
Analyseren en rapporteren
De laatste jaren tonen transportbedrijven steeds meer interesse in intelligente analyse- en rapportagetools. Met dergelijke tools kunnen ze hun prestaties analyseren: Hoe is de verdeling van ritten over bepaalde regio’s? Welke chauffeurs presteren het beste? “Sommige TMS’en bevatten een eigen rapportagetool, andere TMS-leveranciers leveren een aparte business intelligence-tool”, vertelt René Knapen, algemeen directeur van TMS-leverancier TANS dat beide opties aanbiedt.
De reden voor de populariteit van dergelijke tools is een economische, stelt Knapen. “Transporteurs willen weten op welke terreinen ze nog efficiënter kunnen werken. Als alles goed gaat, voldoet de omzet- en winstgroei aan het verwachtingspatroon en zien ze vaak geen noodzaak in business intelligence-tools.”
In het verlengde van business intelligence ligt customer relationship management (CRM) ofwel relatiebeheer. “Transportbedrijven willen steeds meer informatie over klanten vastleggen: afspraken over prijzen, offertes, uitgevoerde ritten etc. Ze willen inzage in de prestaties die per klant zijn geleverd.”
Volgens Knapen kunnen transportbedrijven zich beter profileren als ze ook hun klanten regelmatig een rapportage zouden sturen. Dat biedt aanknopingspunten om te praten over verbeteringen in de samenwerking. “Rapportages vormen een relatief goedkope manier om klanten aan je te binden. Kleine en middelgrote transporteurs zijn echter nog nauwelijks met dit soort zaken bezig. Ik denk dat 70% nog steeds geen opdrachtbevestiging stuurt als de klant een order plaatst.”
Software as a service
CO2-functionaliteit is in veel TMS’en al wel aanwezig, maar wordt nog weinig gevraagd
Een ontwikkeling waar zowel Van der Gaag als Daalhuisen hoge verwachtingen van hebben, is SAAS: software as a service. “We hebben inmiddels een aantal klanten dat helemaal geen hardware meer in huis wil hebben. Ze willen alleen hun processen kunnen beheren en aansturen, de rest besteden ze liever uit”, aldus Van der Gaag.
Bij SAAS draait de software niet op een server bij de klant, maar in een datacentrum elders. Gebruikers kunnen via een beveiligde internetverbinding inloggen op hun eigen afgeschermd deel van die server. Vaak betalen ze niet meer een eenmalig groot bedrag aan licentiekosten, maar een bedrag per maand dat bijvoorbeeld afhangt van het gebruik of het aantal auto’s. “Het voordeel van SAAS is dat bedrijven geen zorgen meer hebben over applicatiebeheer, back-ups, updates, onderhoud, enzovoorts”, aldus Van der Gaag.
Met SAAS is het bovendien nog gemakkelijker om klanten inzage te geven in bepaalde informatie. Geef ze een beperkt account en ze kunnen online orders invoeren, checken hoeveel emballage is opgehaald en controleren of een order al is uitgeleverd.
Dat SAAS alleen voor hele kleine bedrijven interessant is, bestrijdt Van der Gaag. “We zien ook bij bedrijven met meer dan 25 vrachtwagens een groeiende belangstelling.”
Volgens Daalhuisen zijn zelfs vooraanstaande transporteurs als DHL en TNT geïnteresseerd in dit soort concepten. “Als zij willen investeren in nieuwe software, zijn ze vaak gedwongen om intern op zoek te gaan naar andere vestigingen die de software ook willen gebruiken. Met SAAS wordt de drempel om te investeren lager.”
CO2-uitstoot
Tot slot: is duurzaamheid nog een trend? Zijn er bedrijven die een TMS willen waarin bijvoorbeeld ook de CO2-uitstoot van elke rit wordt vastgelegd. “Het is wel een onderwerp dat speelt, maar ik heb nog niet gehoord dat iemand een TMS van zijn shortlist schrapt vanwege het ontbreken van CO2-functionaliteit”, vertelt Daalhuisen. “Maar dat gaat vast wel komen. Verladers nemen het steeds vaker mee in tenders. Maar ook richting chauffeurs kan het registreren van CO2-uitstoot van belang zijn. Het laat ze zien hoe groen hun rijgedrag is.”
Volgens Knapen is CO2-functionaliteit iets waarmee transportbedrijven zich kunnen onderscheiden in de markt. Die functionaliteit gaat verder dan alleen even uitrekenen wat de CO2-uitstoot van een enkele rit is. “Verladers willen weten wat de uitstoot op productniveau is. Dat is wat lastiger uit te rekenen, zeker als er met één vrachtauto verschillende producten van verschillende verladers over verschillende afstanden worden vervoerd.”
Ook Knapen durft CO2-functionaliteit nog geen trend te noemen. “Maar dat kan snel veranderen. Op een gegeven moment zullen transportbedrijven worden afgerekend op CO2-uitstoot.”
